159.规范行政管理制度

常桦 / 著投票加入书签

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    好习惯是从小养成的。同样,好的行政管理制度,也是在公司尚小的时候就必须开始规范的。

    在企业初创的时候就设立规范的行政制度,不仅能让公司在成长的道路上免去后顾之忧,也可以让公司内部形成一种井然有序的氛围。

    企业规章制度是组织和管理现代化企业的重要手段,这一手段运用得好与坏直接影响到企业的生存与发展,同时会直接关系到企业的经济效益。那么,为了避免决策性的失误,制定行政制度应注意哪些问题呢?

    (1)戒草率从事。为了应付上级草草订出一份管理规章,根本不向干部职工宣布,当然更谈不上执行。

    (2)戒抵触法规。有的规章制度条文与现行政策、法令和政府的规定相抵触,自行失效。当然,企业在改革中有些新的规章制度超越于现行政策界线,但如有利于发展生产和国家利益,则另当别论。

    (3)戒自相矛盾。上下条文互不衔接、自相矛盾,使企业内的此规定与彼规定有冲突,让人无所适从。

    (4)戒咬文嚼字。文字冗长,语言生硬,含意不清,令人无法领会。如《安全守则》中有这样一条:“在禁区内不得燃烧可燃物或促使致燃之器具”,其实,只需“禁区内严禁烟火”7个字就可概括其意。

    (5)戒舍本逐末。列举大量无关紧要的条文,“喧宾夺主”,降低了重要条文的分量;或细枝末节的条文过多,不便记忆,当然会影响执行。

    (6)戒违背常理。过于苛严,惩罚措施过火,职工动辄得咎,导致抗拒心理。

    (7)戒不切实际。过于细密,实际执行中难以行得通,或执行起来反而降低效率;而条文过宽,又起不到约束作用。

    (8)戒形同虚设。对违规者不按规定处理,姑息纵容;或在执行中因人而异,亲疏有别,会导致制度自行废弛,成为一纸空文。

    这是一份行政管理制度的范本。

    ××公司行政管理制度总则

    为完善公司的行政管理机制,提高工作效率,使公司各项行政工作有章可循,特制定本制度。

    (一)文件收发

    第一条 公司文件由指定的拟稿人拟稿,属于董事局的文件由董事局秘书核稿,属公司的文件由办公室主任核稿。文件形成后,属于董事局的由董事局主席签发,属公司的由总经理签发,属党内的由党委书记签发。属于秘密文件的,核稿人应该注“秘密”字样,并确定报送范围。秘密文件按保密规定,由专人印制、报送。

    第二条 文件由文印室负责校对,并送拟稿人或核稿人审查合格后,方能复印、盖章。

    第三条 文件由办公室负责报送,送件人应把文件内容、报送日期、部门、接见人等事项登记清楚,并报告报送结果。秘密文件由专人按核定的范围报送。

    第四条 经签发的文件原稿送保密(档案)室存档。

    第五条 外来的文件由办公室专人负责签收。签收人应于接手当日即按文件的要求报送给有关部门,不得积压迟误;属急件的,应在接手后即时报送。

    (二)文印室管理

    第六条 文印室人员应遵守公司的保密规定,禁止非文印室人员进入文印室,不泄露工作中接触的公司保密事项。

    第七条 打印文件,应按文件收发规定由主管领导签署,电报、传真、复印由部门主任(部长)签署。

    第八条 打印文件、发电报、传真、电传、复印文件资料,均需分类逐项登记,以备查验。文印室人员必须按时、按质、按量完成各项打字、电报、电传、传真、复印任务,不得积压迟误。工作任务紧张时,应加班完成。工作中如遇不清楚的地方,应及时与有关人员校对清楚。

    第九条 电报、电传、传真、文件、复印件应及时发送给有关人员。因积压迟误而致工作失误、损失的,追究当事人的责任。

    第十条 复印机由专人管理,非专管人员不准乱开机进行复印。

    第十一条 文印室应每月统计核算费用上报办公室,同时抄报计划财务部。

    第十二条 文印室人员应爱护各种设备,节约用纸,降低消耗、费用。对各种设备应按规范要求操作、保养,发现故障,应及时报请维修,以免影响工作。

    第十三条 严禁私事使用传真电话,违犯者除补交电话费外,并视情节轻重给予罚款处理,屡教不改者予以除名。

    (三)电脑室管理

    第十四条 电脑室人员应遵守公司的保密规定,禁止非电脑室人员进入电脑室。输入电脑的信息属公司机密,未经批准不准向任何人提供、泄露。违者视情节轻重给予处分。

    第十五条 电脑室人员必须按照要求和规定采集、输入、输出信息,为领导和有关部门决策提供信息资料。

    第十六条 信息载体必须安全存放、保管,防止丢失或失效。任何人不得将信息载体带出电脑室。

    第十七条 电脑室人员应爱护各种设备,降低消耗费用。对各种设备应按规范要求操作、保养。发现故障,应及时报请维修,以免影响工作。

    第十八条 电脑室应每月统计核算费用上报办公室,同时抄报计划财务部。

    第十九条 严禁将电脑用于私人学习或玩游戏,违犯者视情节轻重给予罚款处理或行政处分,屡教不改者予以开除。

    第二十条 电脑室设备应由专业人员操作、使用,禁止非专业人员操作、使用,否则,造成设备损坏的照价赔偿。

    (四)办公用品领用

    第二十一条 公司各部门所需的办公用品由办公室统一购置,各部门按实际需要领用。

    第二十二条 各部门专用的表格由各部门制定格式,由办公室统一订制。

    第二十三条 办公用品只能用于办公,不得挪作他用或私用。

    第二十四条 所有员工对办公用品必须爱护,勤俭节约,杜绝浪费,禁止贪污,努力降低消耗费用。

    第二十五条 购置日常办公用品或报销正常办公费用,由办公室主任审批;购置大宗高级办公用品,必须按财务管理规定报总经理批准后始得购置。

    (五)电话使用

    第二十六条 电话为办公配备、使用。私事打市内电话不得妨碍联系公务。

    第二十七条 禁止员工为私事挂拨长途电话。违者除补交长途电话费外,给予罚款处理。确有急事者,应请示部门领导同意,并按邮电部门规定交长途电话费。

    第二十八条 联系业务时应尽量减少挂拨长途电话,降低费用。

    (六)车辆使用管理

    第二十九条 公司车辆必须为公司业务服务,各部门公务用车,由部门领导先向办公室(车队)报告,说明用车事由、地点、时间,办公室(车队)根据需要统筹安排派车。

    第三十条 职员因公务需要经车队安排可以派车。

    第三十一条 下班后或节假日需用车的,必须事先报送用车计划给办公室(车队),否则按私事用车处理。

    第三十二条 公司领导出差外地时,其车辆归车队统一保管(使用)。

    第三十三条 外单位借车,需经办公室主任同意、总经理批准后由车队长安排。

    第三十四条 车辆驾驶实行专人专车,专车专管。

    第三十五条 车辆在下班后或节假日应按指定地点停放,并采取必要的防盗措施。

    第三十六条 车辆如需送厂修理,须事前报主管领导批准。

    第三十七条 司机必须凭主管部门的派车通知出车,否则按私事用车处理。

    第三十八条 使用车辆应办的各项手续由司机本人负责办理,否则,由此所引起的罚款、处理、损失等由本人负责。

    (七)集体宿舍管理

    第三十九条 住集体宿舍的员工应服从管理,团结友爱,互相帮助,讲究卫生,文明礼貌,注意安全。

    第四十条 住宿员工应爱护宿舍内各项公物及设施。损坏、遗失公物者必须照价赔偿。

    第四十一条 住宿员工应自负房租、水电费、卫生费等,如过期不交费而被罚款、断水、断电等,责任自负。

    第四十二条 集体宿舍内不得私自留宿他人,违者视情节轻重处理。特殊情况需留宿的,须先报告办公室或宿舍负责人同意。

    第四十三条 不准在宿舍内高声喧哗,宿舍内各项文娱活动应在晚上11点以前结束,以免影响他人休息。不准在宿舍内干违法乱纪的事。

    第四十四条 员工搬离集体宿舍时,须将所领用的公物交还公司。

    第四十五条 凡调离公司的员工,必须在办理调离前退还住房,否则公司有权不办理调动手续。

    没有规矩不成方圆,企业的规章制度是企业规范化、制度化管理的基础和重要手段,好的制度可以大大提高企业的管理效力和决策速度,并能提高企业的竞争能力和生存能力。